Expire le : 20/juin/2020, 21:59:00
Organizational Unit: FRDJI
Type d'emploi: Travail temporaire
Type de réquisition: PSA (Accord de services personnels)
Grade: N/A
Lieu principal: Djibouti, République de-Djibouti, République de
Durée: 3 mois (66 homme/jours) avec possibilité de renouvellement sous réserve de résultats satisfaisants et de disponibilité des fonds.
Numéro de poste: N/A
La FAO s’attache à assurer la diversité – parité hommes-femmes, répartition géographique équilibrée et diversité linguistique – parmi son personnel et les consultants internationaux qu’elle emploie, afin de servir au mieux les États Membres dans toutes les régions.
Les femmes et les ressortissants d’États Membres non représentés ou sous-représentés possédant les qualifications requises sont encouragés à présenter leur candidature.
Les personnes handicapées sont également encouragées à présenter leur candidature.
Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Cadre organisationnel
Dans le cadre de la mise en œuvre des programmes du bureau de la FAO, il est mis au point le recrutement d’un(e) Assistant(e) aux Achats et de la Logistique pour tous les volets touchant les achats et la logistique des différents programmes mis en œuvre par la FAO Djibouti.
Position hiérarchique
Sous la supervision fonctionnelle et administrative du Représentant de la FAO (FAOR), la supervision générale du Chargé des Operations, la supervision directe de la Chargée de l’Administraton et Finance, et en etroite collaboration avec les collegues des services administratifs de la FAO à Djibouti et des équipes en charge de la mise en œuvre des projets, tout en respectant les regles et les pratiques en vigueur au sein de l'Organisation, l'Assistant(e) aux achats et de la logistique donnera son support à toutes les etapes des processus d'acquisition de biens et de services demandés par les différents services demandeurs de la FAO-Djibouti.
Domaine de spécialisation
L’Assistant(e) aux Achats et de la Logistique assure l’exécution de services et de processus d’achat transparents et efficaces au sein du bureau.
Tâches et responsabilités
Assurer l’exécution des activités d’achat et de la logistique du bureau.
Vérifier que les activités d’achat et de la logistique sous sa responsabilité sont conformes aux procédures de l’Organisation et donner des avis au CAL (Comité local des achats) sur base des vérifications effectues.
Préparer les communications avec les services demandeurs afin d’obtenir les informations additionnelles nécessaires pour compléter le processus des achats et de la logistique.
Déterminer le niveau approprié d’approbation nécessaire pour chaque activité d’achat et préparer les communications pour les Fonctionnaires Autorisés concernés afin d’obtenir les approbations nécessaires.
Avancer les recommandations initiales concernant la méthode de soumission pour chaque activité d’achat
Assister dans l’analyse préliminaire des offres reçues (c-à-d préparer les analyses financières pour révision/approbation).
En vérifiant que toutes les approbations et les non-objections ont été obtenues et suite à l’autorisation finale du FAOR, préparer les DAOs (Dossiers d’appel d’offres) dans In-tend, les Bons de Commandes (BCs)/Contrats et les avenants des BCs/Contracts tout en utilisant les modèles standards adaptés selon le cas, en s’assurant que toutes les informations ont été reçues et que donc les DAO et les BC/Contrats sont complets, corrects et bien détaillés.
Répondre aux demandes d’informations reçues par In-tend ou par téléphone & email/lettre venant des fournisseurs potentiels, soumissionnaires, contractants, demandeurs et dispatcher ces demandes aux responsables concernés afin de préparer et envoyer les réponses officielles de la FAO à tous les fournisseurs/demandeurs.
Fournir l’appui préliminaire pour la préparation des BCs (Bons de commandes) et leurs mise-à –jours systématiques dans le système GRMS utilisé pour la préparation des contrats et l’enregistrement des donnée et obtenir tous les détails (commerciaux, concernant le vendeur ainsi que statistique) demandés par le système GRMS et rentrer les informations suivant les procédures.
Dispatcher et remettre aux fournisseurs concernés les DAO, les éclaircissements, les BCs/Contrats, les avenants aux BCs/Contrats soit par email soit physiquement (à la main si nécessaire).
Recueillir les offres sous plis fermés directement auprès des fournisseurs concernés, si nécessaire.
Assurer le suivi des DAOs et des BCs/Contrats émis, c à d obtenir l’accusé de réception des DAOs, l’acceptation des BCs, le rapport de livraison par les fournisseurs reconnus par les consignataires, vérifier que les marchandises/services sont envoyées/fournis aux dates promises et arrivent/terminent comme prévu afin de bien clôturer les BCs/Contrats.
Assurer le suivi des dossiers en cours et préparer en autonomie les drafts pour les correspondances ordinaires de suivi.
Tenir une base de données électroniques avec les statistiques concernant les prix moyens pour les marchandises et services clés, distribuer mensuellement les informations concernant les prix aux responsables des différents services de la FAO Djibouti afin de les aider à bien estimer les coûts pour leurs prochains achats.
Base de données des fournisseurs
Suivre avec l’administration la mise à jour des sites des fournisseurs dans les systèmes GRMS pour l’unité des opérations de la FAO Djibouti.
Contacter régulièrement les fournisseurs enregistrés afin d’assurer que les informations qui les concernent et qui se trouvent dans la base de données sont à jour.
Si nécessaire et sur demande des responsables de projets et/ou des fournisseurs, organiser des réunions avec les fournisseurs au bureau de la FAO.
Fournir régulièrement un rapport à jour concernant le status des fournisseurs au FAOR (Représentant).
Suivi des activités d’achats et classement des dossiers :
Assurer la bonne préparation et conservation des classeurs des documents concernant les activités d’achats traitées par l’unité des achats, en ajoutant au fur et à mesure tous les documents clés du processus d’achat.
Identifier, trier et classer les correspondances suivantes l’émission des DAOs/BCs/Contracts et les documents dans les classeurs des achats concernés.
Mettre en place et régulièrement à jour la base de données électronique pour le suivi l’état d’avancement des activités d’achats et de logistique à travers laquelle on pourrait extraire les données nécessaires pour répondre aux demandes d’informations venant des différents services demandeurs de la FAO Djibouti en se basant sur des données fiables et objectifs disponibles sur la base des données et des classeurs.
Rechercher les informations/références nécessaires dans les documents d’achats et la correspondance, soit manuellement ou avec l’ordinateur, suivre les demandes concernant les activités d’achats de la logistique et qui requièrent une connaissance approfondie des codes et des références.
Pour toutes les activités d’achats et de logistique: dater, cacheter et vérifier les codifications de la correspondance à envoyer et vérifier les signatures, les adresses et le nombre de copies avant de livrer les documents urgents en interne.
Déclasser régulièrement les classeurs non-courants et les envoyer à l’archivage en se coordonnant si nécessaire avec le responsable des archives.
Tenir à jour la base de données électronique des activités d’achats et de la logistique afin que toutes les données qui concernes chaque étape de différents processus d’achats et de la logistique sont disponibles, corrects et à jours.
Fournir, si demandé, les informations concernant le status des documents contractuels.
Suivre toute demande concernant le status des activités d’achats et de la logistique en cours et passées.
Fournir régulièrement la version la plus actuelle du tableau de suivi des activités d’achats et de la logistique au FAOR et au Responsable des projets.
S’acquitter de toute autre tâche connexe qui pourrait lui être confiée.
Gestion de la logistique des projets :
Planifier et organiser avec les fournisseurs locaux et internationaux et le transitaire, le transport du matériel acheté dans le cadre des projets FRDJI (véhicule, consommables, equipment/outils agricoles etc.) : dédouanement, recherche des lieux de stockage, négociation des contrats avec le transitaire et/ou les fournisseurs etc.
Superviser et gérer avec l’administration les activités et les opérations de réception, stockage et mise à disposition des équipements/matériels achetés.
Contrôler les retours de matériels vers les fournisseurs, ou de produits défectueux nécessitant un remplacement
Assurer la gestion des stocks de fournitures, des articles consommable et non‐ consommables (équipements et matériels), ainsi que les inventaires ;
LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS:
Conditions minimales à remplir
Avoir un Master en Administration et gestion des Affaires, en Économie ou Science Commerciales ou tout autre domaine équivalent
3 années d’expérience pertinente dans le domaine des Achats.
Connaissance courante du français et de l’anglais et connaissance limitée de l’arabe.
Être de nationalité Djiboutienne
Compétences de base exigées par la FAO
Attention portée aux résultats
Avoir l’esprit d’équipe
Sens de la communication
Établir des relations constructives
Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques/fonctionnelles
Expérience du travail dans au moins deux lieux d’affectation ou domaines d’activité différents
Étendue et pertinence de l’expérience en Achat
Étendue et pertinence de l’expérience en logistique
Familiarité avec les règles et procédures du système des Nations unies
RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES ICI