[Par Placide H. ALOGNISSOU - Contributeur Invité]
La gestion de stock est l’une des tâches logistiques les plus importantes. Sa qualité impacte la performance de l’entreprise notamment les aspects de la rentabilité et de la satisfaction clientèle. Voici quatre clés qui, mis en application vous aideront à faire de cette fonction un facteur de succès de vos activités.
1- Prioriser la sécurité
Mettez toujours un point d’honneur sur la sécurité. Que vous gérez un magasin de vivres, de produits finis ou de matières premières, vous devez identifier tous les risques probables pouvant y survenir.
En effet, de nombreuses entreprises perdent assez d’argent dans des procès,faute de légèreté sur les aspects sécuritaires et se retrouvent parfois contraintes à verser des indemnités à des agents victimes d’accidents de travail.
Au delà des conséquences d’ordre financier, un accident de travail a des impacts négatifs sur la victime et presque toujours sur sa famille. C’est pourquoi, de plus en plus, garantir la sécurité dans son environnement de travail est devenu une priorité pour les logisticiens gestionnaire de stocks.
Prioriser la sécurité dans votre magasin, c’est définir les équipements de protection individuelle (EPI) obligatoire avant tout accès dans son enceinte. Si vous gérez un stock qui contient de matières premières dont l'inhalation pourrait endommager la santé (les poudres, le carbure etc.), il est obligatoire pour toute personne devant s’y introduire de porter un cache-nez; un EPI qui n’est pas nécessaire quand il s’agit plutôt d’un stock de lampes avec un bon conditionnement.
Il en est de même d’exiger le port d’un casque quand vous disposez d’objets entreposés en hauteur; car à ce niveau, des risques de chutes d’objets sont probables.Outre les EPI, la disponibilité d’extincteurs contrôlés à bonne date et l’effectivité de deux ou plusieurs issues de sorties et d’aérations de votre magasin sont d’autres aspects de la sécurité à prendre en considération.
2- Bordereaux et fiches; le côté administratif du métier
La tâche administrative du gestionnaire de stock consiste à disposer de la documentation justifiant chaque sortie de stock, chaque réception d’un nouveau stock et également le suivi des mouvements de stock.
Vous pouvez disposer de carnets de bordereau de livraisons ou bordereau de sorties pour les sorties de stock, vous pouvez aussi avoir un logiciel capable d’établir ce bordereau de façon numérique. Ce document d’une valeur juridique doit renseigner sur l’article sortie, la quantité sortie, le réceptionnaire de l’article sortie, la date de l’opération, la dénomination de votre magasin, celle du réceptionnaire et doit porter la signature du livreur et du réceptionnaire. Si les informations sont renseignées manuellement, veillez à ce qu’il n’y ait aucune rature sur votre bordereau.
Pour les opérations d’entrées en stock, vous devez vous rassurer d’établir un bordereau de réception portant signature du réceptionnaire et du livreur et les informations sur les articles réceptionnés, leurs quantités et la date, la dénomination du livreur et votre dénomination.
Le gestionnaire de stock doit également dans sa routine tenir des fiches de stock par article de façon manuelle ou numérique. Ce document permet de retracer tous les mouvements de l’article sur une période donnée et est d’une grande aide pour identifier les erreurs justifiants les écarts entre un stock théorique et un stock physique.
Ces documents doivent être tenues avec rigueur et délivrés instantanément à chaque opération.
3- “Monsieur Ordre” doit être votre surnom
Vous êtes gestionnaire de stock, alors l’une des qualités à développer obligatoirement est l’organisation. Votre magasin doit être organisé de sorte à ce qu’il y règne un ordre en permanence. Chaque article doit disposer d’un emplacement avec des étiquettes lisibles. Ainsi vous êtes certain de ne pas être sollicité quand vous prenez des vacances ou des congés.
Il n’est pas commun de voir des magasins toujours propres et cet aspect dépend également du types de stock que vous gérez; cependant, faites en sorte d’avoir les allées de votre magasin non encombrées et propre afin que tous vos rayons soient accessibles.
Maintenir l’ordre facilitera vos divers inventaires de stocks.
4- Faire des inventaires, votre routine !!!
Contraignants mais également facteurs de rentabilité d’une entreprise, les inventaires réguliers restent le meilleur moyen d’éviter des écarts de stock non justifiés. Le stock représente de l’argent immobilisé et les divers écarts impactent négativement le résultat final de l’entreprise. Trois mois ne doivent passer sans le minimum d’un inventaire dans votre magasin. En fonction de votre stock et de la fréquence des mouvements, vous pourrez planifier des inventaires mensuels, hebdomadaires voir journaliers.
Vous voulez que vos inventaires soient plus faciles, alors atteler vous à mettre en pratique les trois premiers clés.
Pour finir je vous suggère chers logisticiens de faire un tour dans votre magasin et voir comment parfaire sa gestion sur la base de ces clés.
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Par Placide ALOGNISSOU,
Encadrement éditorial: Gabriel SOUNOUVOU, Supply Chain & Trade Facilitation expert
Placide ALOGNISSOU est un professionnel de la Supply Chain, bénéficiant de plus de 5 années d’expériences variées. Il s’applique à concevoir et implémenter les stratégies aussi bien pour la logistique que pour les approvisionnements des organisations.
Il est actuellement responsable logistique d'un groupe industriel opérant en République du Bénin.